Jsou leadeři, kteří je mohou vnímat jako promrhaný čas nestrávený “reálnou prací”. Avšak opak je pravdou, 1:1 jsou jeden ze základních pilířů na vybudování důvěry a dobrých vztahů v týmu. Mají přímý vliv na angažovanost a loajalitu protože lidem dodají pocit, že jsou vyslyšeni a jejich zájmy jsou respektovány. Je to také příležitost probrat překážky, a tím zvyšují produktivitu.
Starat se o spokojenost a angažovanost vašeho týmu je jednou z hlavních rolí leadera, proto jsou 1:1 jeden z nejlepších nástrojů, jak toho docílit. „Z pohledu leadera týmu mám tyto schůzky docela rád, baví mě to, baví mě posouvat lidi, posouvat sebe a baví mě vidět pokrok,“ prozradil náš Dušan Murčo.
To záleží na velikosti týmu, agendě a jestli fungujete v remote či office módu.„Mně osobně nejlépe vyhovuje týdenní struktura, protože jelikož nejsme ve stejné kanceláři, mám čas zjistit, jak se lidem v týmu daří a co prožívají nejen v práci, ale i mimo ni. Pomáhá mi to lépe pochopit nevyřčené věci – jejich osobnost a často i důvody jejich postojů nebo rozhodnutí. Takže to určitě doporučuji, zejména v remote prostředí,“ vysvětlila Eva Kianičková, Head of Customer Care in CEE, Websupport/Loopia.
Jakub Žilinčan, VP of Global Marketing, Berlin Brands Group, se 1:1 věnuje 4-6 hodin týdně a používá různé typy schůzek podle agendy. „Kvantitativně a strukturovaně prostřednictvím měsíční "pulse checks týmu", kvalitativně prostřednictvím nestrukturované diskuse 1:1 a v neposlední řadě na příležitostných offsitech, kde se můžete v uvolněné atmosféře naučit nejvíce.“
Základem je mít jasnou agendu, aby byl meeting produktivní a byla nastavená jasná očekávání. „Pro mě je 1:1 o dvou základních věcech: o zpětné vazbě a rozvoji lidí. S novými lidmi jsem to vedl já, ale po nějaké době jsme se dostali do bodu, kdy lidé vedli 1:1 trochu sami – tak na to byli lépe připraveni a bavilo je to. Když to má jasný program, mohou si vzít celý měsíc na to, aby získali zpětnou vazbu o tom, co chtějí říct, a skutečně si připravit poznámky dopředu,“ doporučuje Dušan Murčo.
Na 1:1 však nemusíte řešit jen náplň práce, je to příležitost pro získání cenného feedbacku, kterého by se leadeři neměli bát. „Já bych doplnila nejen feedback na zaměstnance, ale i zájem o jeho feedback na firmu, pracovní náplň, úkoly, a další. 1:1 mi připadá jako skvělá příležitost, jak případně podchytit nespokojenost zaměstnance v době, kdy s ní ještě můžu něco udělat. A spousta leaderů se feedbacku prostě bojí – protože co kdybych se dozvěděl, že je zaměstnanec nespokojený. Souhlasím s nasloucháním – často máme tendenci 1:1 prosvištět podle agendy v Excelu, checknout KPIs a nezajímat se. Ale mělo by to být právě tím setkáním, na kterém není nikdo jiný z týmu, který by byl slyšet víc nebo se přihlásil o slovo rychleji. A abych mohl/a kolegovi naslouchat, musím já umět mlčet," radí Barbora Malinovská, koučka, mentorka a školitelka na volné noze.
Další důležitou ingrediencí dobrých 1:1 meetingů je zhodnocení pokroku, ať už pracovním, tak rozvojovým. Na co se tedy mrknout? „Podívat se na to, co zaznělo na posledním 1:1 a říct si, jaký je aktuální stav, kam se posunulo, jaký význam to má, např. pro naplnění osobních cílů, co se změnilo, být férový. A samostatnou kapitolou je naslouchání a vyjasňování (naslouchat pro porozumění než reagování, i pokud chceme dávat užitečnou zpětnou vazbu), dávat prostor, nebát se ticha a následně to dát na "papír",” dodává koučingový pohled na 1:1 Lenka Karlíková, Life & Business Coach (ACC, ICF) a Trainer.
Nepravidelnost meetingů. Nedělejte je podle toho, kdy se vám to zrovna hodí, protože to dá lidem pocit nespolehlivosti. Na druhou stranu, všichni jsme jen lidi a jsou situace, kdy nedává smysl tlačit na pilu a za každou cenu trvat na tom, aby se meeting konal.
„Souhlasím s pravidelností a je to ideální top stav, ale (!) jsou chvíle, kdy opravdu vidím, že by lidem v mém čase prospěla větší pauza. Pak necháváme v kalendáři týdenní 1:1, ale posílám je v tu dobu ven, aby si dali kávu, šli na procházku, četli si, hráli v herně, prostě si vyčistili hlavu bez rizika, že jim někdo ten čas vyplní dalším problémem k řešení. Někdy je to prospěšnější, než když mě přemlouvají, ale opravdu je třeba dobře zasáhnout, když je to potřeba. Nebát se porušovat pravidla (i ta vlastní) je pro mě dobrá leaderská vlastnost,“ s upřímností prozradila Eva Kianičková.
Jinými slovy, meetingy mějte naplánované předem, ať s nimi obě strany mohou počítat. Ale nerušte je, pokud to není naprosto nezbytné.
Další věcí, které je radno se vyvarovat, je duševní nepřítomnost. Pokud se během meetingu díváte do telefonu, nevědomky tím dáváte druhé straně najevo, že pro vás není dostatečně důležitá natolik, abyste jí věnovali svou plnou pozornost. Žijeme v době roztříštěné pozornosti, notifikace na nás skáčou zleva zprava, a tak se umění být přítomném okamžiku stává superschopností. Pro leadery toto platí dvojnásob.
„Buďte "tam". Nedělejte během toho nic jiného, nezvedejte telefon, nedělejte notifikace, nedělejte multitasking (zejména pokud máte 1:1 jako remote call). Buďte tam pro člena svého týmu,“ dodává Dušan Murčo. „Ono, už jen ten signál, že je telefon na stole, je špatný. Změňte prostředí – dělejte ty schůzky mimo kancelář. Jděte na procházku nebo vyběhněte někam na kávu/koláč/atd.,“ dodává Michal Dragan, Head Of Digital, Slovakia Travel.
Co je psáno, to je dáno. „Dělejte si poznámky a uložte je na disk, abyste se k nim mohli oba vrátit. Pokud z nich vyplývají jasné kroky, které máte jako leader podniknout – pracujte na nich. Protože pokud to přijde nazmar, lidé přestanou mít rádi 1:1 a budou mít pocit, že to nemá smysl. Příští schůzku 1:1 můžete zahájit třeba tím, o čem jste mluvili minule a kam to vedlo,“ doporučuje Dušan Murčo.
Pokud máte v týmu seniornější lidi, pravděpodobně jsou zvyklí si dělat vlastní poznámky a organizovat si práci samostatně. Budou však potřebovat vědět, co jsou priority (například následovat Eisenhowerův princip nebo kteroukoliv z dalších metod) a jaký je kontext daných úkolů, aby se dokázali samostatně pracovat.
Juniorům a nováčkům je potřeba dát více podpory bez toho, abyste je mikromanagovali. Kromě poznámek z meetingu bude fajn vytvořit konkrétní úkoly se zadáním a vést je k tomu, aby byli schopni si úkoly zpracovávat sami jako jejich seniornější kolegové.
Dobré otázky jsou základ. Bez nich se může stát, že bude konverzace váznout a nevyřešíte to, co máte v agendě. „Ještě bych přidal tematické okruhy. Stále mám připravenou sadu otázek, které sledují well-being, protože to je pro mě to podstatné na 1:1. Kladu je, pokud je to potřeba k vyvolání diskuse, na každém setkání. Kromě nich si však připravuji i témata k diskusi, která se řídí buď ročním obdobím, aktuálními potřebami firmy, nebo významnými změnami,“ Igor Dudinský, Chief Executive Officer, Enkon.
Připravujeme praktického asistenta pro leadery, který vám doporučí kvalitní otázky pro různé situace. Takovou tajnou zbraň efektivních leaderů. Chcete být jedni z prvních, co si asistenta vyzkouší? Nechte nám na sebe e-mail a my se vám ozveme jen, co bude hotový.
Leadeři, jak děláte 1:1 meetingy vy? Podělte se o své zkušenosti s kolegy v komentářích na LinkedInu a pošlete tento článek kolegům, protože sharing is caring.
